HTML clipboardVậy tại sao không làm tất cả trên Excel? Về lý thuyết thì
hoàn toàn có thể làm được tất cả trên Excel, nhưng sở trường của Excel là tính
toán và quản lý dữ liệu chứ không phải trình bày. Vì thế để vừa có được kết quả
tính toán vừa lại trình bày đẹp thì người dùng phải sử dụng tính năng trộn thư
(Mail Merge) của Word để có thể trình bày trong Word nhưng lại lấy dữ liệu từ
file Excel.
Lấy ví dụ chúng ta có một bảng lương trong Excel và giờ muốn
in thành các phiếu lương trong Word. Công việc được tiến hành như sau:
Phần 1. Lập bảng và nhập dữ liệu trong Excel rồi lưu lại và
đặt cho nó một cái tên nào đó (Ví dụ Bang Luong T11-2007) rồi đóng Excel lại.
Mẫu Bảng Lương (Nên dùng Unicode)
Phần 2. Tạo mẫu và nhúng dữ liệu vào trong Word.
Bước 1. Tạo mẫu phiếu lương trong
Word với đầy đủ thông tin cần in.
Mẫu Phiếu Lương
Bước 2. Chọn lệnh Mailings/Select
Recipients/Use Existing List: lấy dữ liệu từ một nguồn có sẵn
Bước 3. Mở nơi chứa bảng dữ liệu,
chọn tên bảng dữ liệu (Bang Luong T11-2007) rồi chọn Open. Sau đó máy sẽ yêu cầu
chọn Sheet dữ liệu cần lấy trong file Excel mà người dùng vừa chọn. Mặc định máy
sẽ chọn sheet đầu tiên.
Bước 4. Nhúng dữ liệu vào mẫu:
* Kích chuột vào vị trí cần liên
kết dữ liệu (Họ và tên) rồi chọn Mailings/Insert Merge Field rồi chọn tên trường
tương ứng với chỗ cần liên kết (Họ và tên)
* Thao tác lần lượt cho đến hết các
trường
Bước 5. Kiểm tra kết quả bằng cách
bấm chuột vào nút Preview Results
Bước 6. Kết thúc.
* Chọn lệnh Mailings/Finish &
Merge/Print Documents. Lúc này người dùng có thể lựa chọn in tất cả các bản ghi
hoặc chỉ in một số bản ghi theo số thứ tự được khai báo.
* Nếu không in ra luôn mà chỉ xuất
thành từng phiếu lương để lưu lại thì chọn lệnh Mailings/Finish & Merge/Edit
Individual Documents
Chú ý: Nguồn dữ liệu không nhất thiết phải lập trong Excel,
có thể lập thành một bảng lưu trong một file Word. Tuy nhiên, nếu lưu ở dạng Doc
thì file đó chỉ được phép lưu đúng 1 bảng dữ liệu đó
